Jak zarządzać czasem w małej firmie?
Prowadzenie własnej działalności wiąże się zarówno z satysfakcją, jak i wieloma wyzwaniami. Pracując na swoim, musisz umiejętnie rozłożyć swój czas pomiędzy oferowane usługi, tworzenie treści, marketing, odpowiadanie na zapytania, księgowość i wiele więcej. Zarządzanie czasem w małej firmie jest podstawą do wydajnego działania, a także zapobiega wypaleniu.
Podstawy zarządzania czasem w małej firmie
Tak wiele ról i zadań, a tak mało czasu - jak to wszystko ogarnąć? Pomimo tego, że serce chciałoby zabrać się za wszystko na raz, lepiej posłuchać głosu rozsądku. Oto, co możesz zrobić, aby lepiej zarządzać swoim czasem pracy:
- Ułóż strategię działania. Dzięki temu nie będzie kusiło Cię realizowanie wszystkich projektów, które przyjdą Ci do głowy, w trybie natychmiastowym. Dobra strategia pozwoli nie tylko na właściwe kierowanie biznesem, ale także na racjonalne rozplanowanie czasu.
- Mierz swój czas. Pracując nad wciągającym projektem lub z ciekawym klientem, łatwo stracić poczucie czasu. Mierzenie go jest istotne do stawiania własnych granic i pracy nad utrzymaniem balansu, a także do wyceniania pracy zatrudnionych (nawet, jeśli dopiero w przyszłości) osób.
- Twórz treści z wyprzedzeniem. Mając gotową strategię, tworzenie treści z pewnością będzie łatwiejsze. Warto wziąć pod uwagę nieprzewidziane wydarzenia i tworzyć je z wyprzedzeniem. Dzięki temu Twoja głowa będzie spokojniejsza, a odbiorcy - zadowoleni.
- Automatyzuj i standaryzuj. Wszystko, co się da! Większość osób przechodząc na swoje, chce pracować mniej, nie więcej. Automatyzacja zadań jest konieczna, aby Twoja działalność mogła funkcjonować wydajnie. Za to standaryzacja to nic innego jak zebranie kryteriów i wytycznych do przeprowadzenia procesu. Dzięki standaryzacji, zadania można automatyzować lub delegować.
- Deleguj. Na początku swojej drogi możesz nie mieć możliwości, aby delegować zadania. Pamiętaj, aby skorzystać z niej, gdy tylko się pojawi. Dzięki delegowaniu zadań możesz skupić się na tym, co robisz najlepiej, a co za tym idzie, rozwijać swoją działalność.
Nie zapominaj o odpoczynku
Emocje związane z prowadzeniem działalności są ogromne. Chcesz się szybko rozwijać i pozyskiwać nowych klientów. Przez to może Ci się wydawać, że nie potrzebujesz odpoczynku i dasz radę wcisnąć jeszcze jeden projekt. Choć tego jeszcze nie czujesz, jest to krótka droga do wypalenia i zniechęcenia pracą. Co więcej, przez nadmierne wypełnianie swojego czasu nowymi zadaniami, jakość oferowanych usług zacznie spadać - stanie się to mimowolnie, przez zmęczenie umysłu prowadzące do obniżenia jego wydajności.
Szanuj swój czas!
Pamiętaj, że praca na swoim to wciąż praca. Nawet, jeśli kochasz to co robisz, szanuj swój czas wolny i potrzebę regeneracji. Dzięki temu radość z prowadzenia firmy zostanie z Tobą na dłużej. Wierzę w Ciebie i trzymam mocno kciuki. Trzymaj się, hej!
10 powodów, przez które ciągle brakuje Ci czasu
Pomimo ciągłych starań, wciąż brakuje Ci czasu? Czujesz, że nieustannie gasisz pożary i brakuje Ci chwili dla siebie? Co, jeśli Ci powiem, że nieświadomie możesz popełniać bardzo popularne błędy, związane z zarządzaniem czasem? Koniecznie sprawdź, czy Ciebie dotyczą.
Dlaczego brakuje Ci czasu? 10 często popełnianych błędów.
1. Nie wyznaczasz ram czasowych, przez co zgodnie z prawem Parkinsona, praca nad zadaniem rozszerza się, wypełniając cały Twój czas. Aby tego uniknąć, następnym razem wybierając zadanie, przypisz do niego określoną ilość czasu.
2. Nie potrafisz odmawiać, przez co stawiasz potrzeby innych ponad swoje. Zgadzasz się na kolejne zobowiązania, mimo wcześniej ułożonych planów. Asertywność jest konieczna do skutecznego zarządzania swoim czasem. Trenuj ją, gdy tylko masz okazję!
3. Wykonujesz zdania chaotycznie, przez co po kilka razy wracasz w to samo miejsce i używasz tych samych urządzań. Dodatkowo tracisz czas na ponowne skupienie się na zadaniu. Przed rozpoczęciem pracy pogrupuj zadania według kategorii. Możesz również włączyć tryb skupienia w telefonie, aby nie rozpraszał Cię powiadomieniami.
4. Brakuje Ci planu, działasz wyłącznie spontanicznie. O ile w czasie wolnym spontaniczność jest wskazana, tak projekty i praca zawodowa w większości przypadków wymagają dobrej strategii. Przeczytaj o planowaniu dnia tutaj!
5. Twój cel pozbawiony jest mocnego dlaczego, przez to brakuje Ci chęci do działania. Jeśli nie masz powodu by coś zrobić - nie zrobisz tego. Koniecznie zastanów się, na jakiej podstawie wyznaczasz swoje cele.
6. Wybrane kroki do celu nie są dla Ciebie przyjemne, dlatego odkładasz ich realizację w czasie. Zacznij wyznaczać cele w oparciu o to, co lubisz robić, a także posiadając silne dlaczego, wspomniane w punkcie 5 - z Drogą do celu.
7. Spędzasz zbyt dużo czasu w social mediach, używasz ich jako rozpraszacza. Pamiętaj, portale są darmowe, ale za ich używanie płacisz własnym czasem.
8. Przejmujesz się opinią innych oraz normami społecznymi. Jeśli Krysia i Gosia mówią, że okna na święta trzeba umyć, to i Ty myjesz. Nie ważne, że wolałabyś odpocząć lub skończyć dawno wykupione szkolenie. Robisz to, co wypada.
9. Nie prosisz o pomoc i myślisz, że wszystko musisz robić sama. Delegowanie zadań jest potrzebne zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Pozwól innym robić to, w czym są najlepsi.
10. Brakuje Ci odpoczynku, przez co spada Twoja wydajność. Nawet maszyny muszą czasem zwolnić obroty i przejść konserwację - a Ty jesteś człowiekiem. Odpoczynek jest konieczny i produktywny. Wpisz go do swojego planu dnia!
Świadomość to pierwszy krok do lepszego zarządzania czasem
Jeśli widzisz siebie w wyżej wymienionych podpunktach - nie martw się i nie miej wyrzutów sumienia. Popełnianie błędów nie świadczy o tym, że jest coś z tobą nie tak. Przeciwnie! Oznacza, że jesteś człowiekiem. Świadomość to pierwszy krok do zmian. Jeśli nie chcesz wprowadzać ich sama i szukasz kogoś, kto pokaże Ci jak organizować czas pracy - spotkajmy się na współpracy indywidualnej!
Pamiętaj, że nie musisz walczyć z czasem, możecie być przyjaciółmi. Wyciągnij do niego rękę na zgodę, a póki co trzymaj się, hej!
Zaplanuj kwartał w 3 krokach
Planowanie kwartalne jest niezwykle skuteczne. Umożliwia skupienie się na celu, a przy tym nie trzeba długo czekać na efekty. Proces planowania nie musi być długi, aby okazał się efektywny. Co jest potrzebne do zaplanowania kwartału?
Dobra wiadomość jest taka, że do zaplanowania kwartału nie potrzeba wiele. Aby zacząć, wystarczą tylko trzy kroki. Warunkiem powodzenia, jest ich dokładne wykonanie.
Dobrze wyznaczony cel
Podstawą skutecznego planowania jest prawidłowo wyznaczony cel. Zgodnie z metodą SMART powinien być on
- konkretny
- mierzalny
- możliwy do osiągnięcia
- zgodny z jednostką i mający dla niej znaczenie
- określony w czasie
Warto zaznaczyć, że najchętniej realizowane cele, to te związane z zainteresowaniami lub ekscytującą drogą do ich osiągnięcia. Cel sam w sobie często jest zbyt odległy, aby służył za narzędzie motywacyjne. Tutaj z pomocą przychodzi mocne dlaczego, ale również działania w kierunku spełnienia założeń, które są przyjemne lub przynoszą satysfakcję.
Więcej o wyznaczaniu i pracy z celami przeczytasz w Drodze do celu.
Lista rzeczy do zrobienia
Aby cel stał się możliwy do osiągnięcia, należy zyskać świadomość, jakie kroki do niego prowadzą. Lista rzeczy do zrobienia jest nieodłącznym elementem planowania - zarówno codzienności, jak i projektów.
Rozbij swój cel na małe kroki. Wypisz każdą jedną rzecz, która musi zostać zrobiona, aby spełnienie postawionych sobie założeń, stało się możliwe. Pamiętaj, aby jedna pozycja na liście rzeczy do zrobienia odpowiadała wyłącznie jednemu zadaniu!
Nawyki
Sukces osiągnięty przez noc nie istnieje. To, co wydaje się zrządzeniem losu lub szczęśliwym trafem, najczęściej jest zasługą małych działań, powtarzanych regularnie. Dzięki nawykom budujemy wymarzone życie i (prawie) idealną codzienność. Również one warunkują to, jak postrzegają nas inni oraz jakie mamy zdanie o sobie. Jeśli chcesz zmian, koniecznie zacznij od wybrania odpowiednich nawyków. Powinny być one:
- możliwe do wkomponowania w obecną rutynę
- przybliżające do celu
- sprawiające przyjemność
- różnorakie
Jesteś zmęczona ciągłym staraniem się o bycie zdyscyplinowaną i wciąż nie osiągasz swoich celów? Być może potrzebujesz dodatkowych wskazówek, by zbudować drogę do sukcesu, w przyjemny sposób. Sięgnij po webinar Sukces bez dyscypliny. Podpowiem, jak osiągnąć swoje cele i uzyskać wyniki na które zasługujesz. A to wszystko w sposób najbardziej przyjazny Tobie.
Przyjemnego planowania, trzymaj się, hej!
Jak szybko i skutecznie sprzątać?
Nadeszła wiosna, a wraz z nią czas na wiosenne porządki. O czym warto pamiętać oraz w jaki sposób ułożyć plan sprzątania, aby przebiegło ono szybko i bezboleśnie?
Optymalny plan sprzątania istnieje. Dzięki niemu w najkrótszym możliwym czasie wyczyścisz największą możliwą ilość przestrzeni. Wystarczy kierować się kilkoma prostymi zasadami.
Jak przyspieszyć sprzątanie?
- Zacznij od przygotowania. Wyciągnij wszystkie środki czystości, ścierki oraz akcesoria, których planujesz używać. Jest to szczególnie istotne, jeśli nie trzymasz ich w łatwo dostępnym miejscu.
Łatwo dostępne miejsce to takie, w którym nie musisz przekładać innych przedmiotów, aby dostać się do tego wybranego, np. szafka pod umywalką nie jest łatwo dostępnym miejscem, za to szafka w kuchni na szynach już tak.
- Odłóż wszystkie przedmioty na swoje miejsce. Zanim zaczniesz wycierać powierzchnie, rozpraw się z obiektami na swojej drodze. Każdą rzecz odłóż na miejsce, do którego należy np. do wyznaczonej szuflady lub do odpowiedniego pomieszczenia.
- Czyszczenie zacznij od powierzchni, które potrzebują najwięcej czasu (ale niekoniecznie pracy). Rozprowadź na nich odpowiedni środek, następnie pozostaw go, aby mógł zacząć działać. W tym czasie przejdź do kolejnego punktu. Przykładem takiej powierzchni jest płyta kuchenna, poklejona podłoga, a także blaszka wymagająca namoczenia.
- Załaduj zmywarkę i pralkę. Niech działają równo z Tobą!
- Sprzątanie pomieszczenia rozpoczynaj od samej góry. Jako pierwsze wyczyść lampy i góry szaf, stopniowo schodząc niżej. Dzięki temu nie zakurzysz ponownie wcześniej wyczyszczonej powierzchni. Odkurzanie i mycie podłóg zostaw na sam koniec.
Przy sprzątaniu spisuj listę artykułów do uzupełnienia. W trakcie generalnych porządków znacznie łatwiej jest zauważyć, czego potrzebujemy np. nowej żarówki lub maty pod dywan. Nie staraj się zapamiętać wszystkiego, co przyjdzie Ci do głowy. Swoje pomysły przenieś na papier lub do notatek w telefonie.
Sprzątając nie zapominaj o tych miejscach!
Większość rzeczy w życiu robimy odruchowo. To samo tyczy się sprzątania. Przez to wiele miejsc w domu lub mieszkaniu pozostaje nietknięte przez miesiące. Robiąc wiosenne porządki, pamiętaj o:
- odsunięciu pralki i lodówki,
- wymyciu lamp, karniszy i góry szafek,
- wyczyszczeniu odpływów,
- wyczyszczeniu filtrów w zmywarce i pralce,
- odkurzeniu szuflad i pojemników na pościel,
- ściągnięciu osłonek na szyby w lodówce,
- wymyciu gumy ze zmywarki i piekarnika,
- wyczyszczeniu panelu pod szafkami,
- wymyciu koszy na śmieci.
Ile czasu poświęcić na sprzątanie?
To zależy od tego, jakiego efektu oczekujesz, a także ile rzeczy posiadasz. Pamiętaj również, że nie musisz robić wszystkiego w jednym dniu, np. lodówkę warto wymyć przed zakupami, a ozdobne pledy uprać przed przystąpieniem do porządków.
Nad czym warto pracować każdego dnia.
Aby ułatwić sobie sprzątanie, warto każdego dnia pracować nad utrzymaniem czystości. Codzienna rutyna może obejmować wytarcie blatów, załadowanie zmywarki i wyczyszczenie umywalki. Innym sposobem jest wyznaczenie konkretnej ilości czasu np. 15 minut, w czasie których posprzątasz tak dużo, jak to możliwe.
Nie zapomnij o odgracaniu. Zgodnie z zasadą Marie Kondo, zachowuj rzeczy, które przynoszą Ci radość. Pozbywaj się przydasiek, a także przedmiotów, które nie pasują do Twojego osobistego stylu.
Wiosna większości osób kojarzy się z nowym początkiem. Daj go również swojej przestrzeni. Trzymaj się, hej!
Notion – co to jest?
Parę lat temu, kiedy zaczęłam korzystać z notion.so, byłam bardzo zdezorientowana. Nie rozumiałam, dlaczego tak wiele zagranicznych specjalistów chwali tę platformę. Zastanawiałam się, jak można określać to narzędzie mianem intuicyjnego. A przede wszystkim – co wpisywać w arkuszach.
Teraz nie dość, że sama jestem fanką Notion, to nie wyobrażam sobie życia bez tej platformy. Bardzo ją cenię za elastyczność, funkcjonalność i estetykę. Zacznijmy jednak od podstaw.
Czym jest Notion?
Notion reklamuje się jako all-in-one workspace. Jest to wielofunkcyjna przestrzeń do pracy, łącząca możliwości wielu platform w jednym miejscu. Sprawdza się zarówno do gromadzenia prywatnych informacji oraz planów, jaki i w roli narzędzia do organizacji pracy w ramach działalności gospodarczej czy zespołu.
Tego na początku nie rób
Przy pierwszym spotkaniu platforma może onieśmielać. Mamy wybór między pustym arkuszem a dziesiątkami szablonów. Nie warto od razu sięgać po to drugie. Zachęcam najpierw do poznania podstawowych funkcji platformy. Zrozumienie, jak wstawić swoje bazy danych, eksperymentowanie z ich funkcjami, edytowanie wartości – podjęcie tych wszystkich kroków ułatwi działania w przyszłości.
Jeśli nie chcesz tracić czasu na szukanie informacji o działaniu Notion, a do tego marzą Ci się estetyczne i funkcjonalne arkusze, sprawdź kurs Notion, dzięki któremu będziesz swobodnie poruszać się po platformie (zostanie ponownie dostępny w sprzedaży od czerwca 2022).
Bazy danych
W Notion mamy możliwość tworzenia dowolnej liczby arkuszy, stron oraz baz danych, takich jak:
- Tabele, świetne do tworzenia list rzeczy do zrobienia, podziału obowiązków czy planu publikacji treści.
- Tablice, które genialnie się sprawdzą, kiedy chcemy podzielić nasze dane według kategorii. Dodatkowo warto ich używać, kiedy zarządzamy jednocześnie kilkoma projektami.
- Listy, idealne do gromadzenia przepisów kulinarnych, prowadzenia dziennika czy zapisywania notatek ze szkoleń lub książek.
- Galerie, które sprawdzą się przy szukaniu nieruchomości, a także przy innych wizualnych projektach.
- Kalendarz i linia czasu – tu nazwy mówią same za siebie!
Każdą bazę danych możemy zmienić w inną za pomocą kilku kliknięć, bez konieczności przepisywania zawartości, a także wygodnie przełączać widok między nimi. Przykład: stworzyliśmy tabelę z urodzinami bliskich, jedną z kolumn są daty. Korzystając z tej tabeli, możemy utworzyć widok kalendarza, a wszystkie pozycje pojawią się w odpowiednich okienkach automatycznie.
Od czego zacząć?
Zakładając swoje Notion, warto zacząć od pomysłu. Jeśli nie masz pewności, jakie informacje trzymać w Notion, wykonaj jedno proste ćwiczenie. Zapisz na środku kartki słowo główne, np. „kariera” lub „życie prywatne”, a następnie dopisz wszystkie odnogi, które z danym słowem Ci się kojarzą. Więcej na ten temat usłyszysz w tym filmie.
Do czego używać Notion?
Pamiętaj, że Twoja głowa nie służy do zapamiętywania, a do tworzenia nowych myśli i pomysłów. Dlatego przerzuć do swojego elektronicznego planera wszystko, co jest dla Ciebie istotne (pamiętaj, aby nie przechowywać w Notion ani na żadnej innej platformie haseł ani danych wrażliwych). Możesz też zaprojektować swoje checklisty. Oto kilka propozycji:
W arkuszach:
- Ważne daty np. urodziny
- Zalecenia lekarskie
- Nazwy leków i suplementów
- Rozpisana dieta i inne porady dietetyczne
- Pomysły na prezent
- Lista rzeczy, które chcesz dostać
- Notatki z zajęć
- Notatki z książek
- Polecane filmy i seriale
- Ważne linki
- Plan treningowy
- Spis subskrypcji
- Budżet
Checklisty:
- Lista rzeczy do zrobienia
- Lista rzeczy do spakowania
- Tygodniowy reset
- Lista zakupów
- Miejsca do odwiedzenia
Ile to kosztuje?
Kompletnie nic! Z pakietu podstawowego możesz korzystać za darmo. Jeśli chcesz dodawać do swojego Notion pliki o dowolnej wielkości (w wersji podstawowej jest ograniczenie do 5 MB), wypróbuj pakiet personal pro – kosztuje 4 USD miesięcznie.
Co, jeśli stracę moje dane?
Żadne narzędzie nie daje 100% gwarancji na to, że zachowane w nim dane pozostaną tam na zawsze. Dużym firmom, takim jak np. Google, również zdarzają się błędy. Papierowy kalendarz możesz zgubić. W przypadku Notion możesz się zabezpieczyć przed przypadkową utratą danych przez robienie kopii zapasowej np. w formacie PDF. Każdą stronę możesz wyeksportować do pliku, w różnych formatach.
Jak używać Notion?
Całe korzystanie z Notion opiera się na wpisywaniu „/” w dowolnym pustym polu, a następnie wybraniu odpowiedniej komendy czy bazy danych. Bloki możesz dowolnie uzupełniać, przesuwać i dostosowywać. Dodatkowo każdą stronę możesz spersonalizować, dodając zdjęcie w tle czy ikonę.
Przydatne informacje:
- Wpisując „/” rozwijamy menu, które pozwoli nam na wprowadzenie odpowiedniego tekstu, bloku lub bazy danych.
- Klikając „+” w lewym menu dodajemy stronę. Podstronę możesz dodać zarówno z poziomu lewego menu, jak i tego rozwijanego (wpisujemy „/ page”).
- Po zaznaczeniu tekstu możemy go edytować (zmieniać kolor, pogrubienie itp.).
Wszystkiego dowiesz się również na kursie!
Podsumowanie
Z Notion wyciągniesz tyle, ile tylko zechcesz. Dostępna jest wersja w przeglądarce, w aplikacji (Windows oraz Mac) oraz na telefon. Nawet jeśli podchodzisz do tego rozwiązania sceptycznie, warto je przetestować. Podstawowa wersja konta jest zupełnie darmowa, co oznacza, że możesz tylko zyskać.
I to tyle na dziś, trzymaj się, hej!