Masz wrażenie, że nie wykorzystujesz odpowiednio danego Ci czasu? Działasz na automacie i do tego masz poczucie, że tygodnie i miesiące przelatują Ci przez palce i nie widzisz żadnych efektów? Może tak się dziać, kiedy bierzesz na siebie zbyt dużo na raz. Dlatego właśnie chciałabym podzielić się z Tobą kilkoma praktycznymi wskazówkami, dotyczącymi organizacji czasu i skutecznego planowania, które pomogą Ci uniknąć chaosu i zwiększą poczucie satysfakcji z wykorzystania czasu.

Jeśli wolisz słuchać, sprawdź Przyjemnie Produktywny Podcast na Spotify i YouTubie.

Chcę abyś na samym początku pamiętała o tym, że Ty się cały czas uczysz siebie – tego co działa, tego co nie działa, a także tego, jak dany nawyk wykonać, zrealizować. Pomyśl o czymkolwiek, co robisz w życiu – zaczynając od chodzenia, przez gotowanie, po wykonywanie pracy, którą się obecnie zajmujesz. To wszystko było kiedyś nowe i stresujące, a teraz nie robi to już na Tobie wrażenia. Tak samo będzie z Twoimi rutynami i pozytywnymi nawykami. A one wszystkie zaczynają się od tego samego… od dnia. Jednego, zwykłego dnia, w którym postawisz pierwszy krok.

Po co planować dzień

Pewnie wielokrotnie rzuciły Ci się w oczy hasła mówiące o tym, że planowanie oszczędza czas. Zgadzam się z nimi całkowicie. Uważam, że jest to jeden z najważniejszych powodów, dla których warto planować dni. Nie jest jednak jedyny. Planowanie pomaga w skupieniu się na właściwych działaniach, praktykowaniu zdrowych nawyków, a także ułatwia cieszenie się czasem wolnym. Każdy z nas dostaje tyle samo godzin w dobie i dni w tygodniu. Są jednak duże szanse na to, że osoby z planem poczynią w tym czasie znacznie bardziej znaczące postępy niż te bez niego.

Najważniejsze zasady planowania

Planowanie, a co za tym idzie, wybrany system do planowania, muszą być intuicyjne. Nie ma sensu kupować papierowego kalendarza, jeśli wszystko odruchowo zapisujemy w kalendarzu Google. Korzystanie z aplikacji typu Trello okaże się pudłem, jeśli wolimy odręczne zapiski i zawsze mamy przy sobie mały notatnik. Bardzo ważna jest świadomość, po jakie narzędzia sięgamy odruchowo i wykorzystanie ich potencjału w stu procentach. Nie można też zapomnieć o elastyczności. Życie zawsze wejdzie w drogę, dlatego plany niech służą jedynie za drogowskazy. Zamiast stresować się korkami, ciesz się podróżą.

Co powinno się znaleźć w Twoim planie

• Priorytety. Każdego dnia należy wybrać jedno zadanie, wokół którego skupimy naszą uwagę. Pomaga tu sposób myślenia „jeśli poza tą jedną rzeczą nie zrobię niczego innego w danym dniu, to i tak będzie dobrze”. Kolejne dwa priorytety powinny wskazywać na inne, znaczące działania, których wykonanie będzie miało wpływ na nasze życie lub samopoczucie (przykład: znaczącym zadaniem jest przeczytanie i podpisanie umowy o pracę czy zrealizowanie swoich zobowiązań względem klientów, nieznaczącym jest umycie lustra). Nie wypełniaj swojego dnia tysiącami rzeczy do zrobienia. Zrobienie jednego znaczącego kroku będzie miało większy wpływ na Twoje życie, niż zrobienie 5 zadań z bieżączki. Dlatego przed startem w dzień, warto złapać za kartkę i długopis lub odpalić odpowiednią aplikację i zapisać: jedną i tylko jedną najważniejszą rzecz do zrobienia. Taką, że jeśli ją wykonasz, będziesz usatysfakcjonowana swoim dniem. Następnie 2 istotne, ale już nie absolutnie najważniejsze lub najbardziej znaczące punkty i 3 zadania dodatkowe. Możesz jednak z powodzeniem stosować formułę 1-2-3 i obserwować efekty. Kiedy masz już swoje priorytety wypisane, warto oszacować ich czas trwania. Dzięki temu od razu będziesz mogła je wkomponować w plan dnia i zobaczyć, czy aby na pewno na wszystko wystarczy Ci czasu. Pozwoli Ci to też podjąć decyzję o której rozpocząć działania.
• Nieprzesuwalne bloki czyli zobowiązania, które są nienegocjowalne – jak wizyta u lekarza, godziny pracy czy czas przeznaczony na sen. Zacznij wkładać swój plan w ramy czasowe. Zacznij od stałych bloków – co się dzieje regularnie, w określonym czasie, czego nie możesz lub nie chcesz przesunąć? Może jest to dojazd do pracy i praca sama w sobie, może jest to odwiezienie dzieci do szkoły, pora obiadowa, wizyty lekarskie lub z innymi specjalistami itp. Wrzuć swoje nieprzesuwalne bloki w plan dnia. Kiedy wszystkie tego typu punkty są już wpisane, czyli nieprzesuwalne bloki i czas na bycie człowiekiem, zacznij dopisywać punkty ze swojej listy zadań. Dzięki wcześniejszemu oszacowaniu czasu możesz bez problemu ocenić, w którym momencie dnia możesz daną rzecz zrobić.
• Czas dla siebie jest jednym z najbardziej zaniedbywanych elementów w planie dnia. Głównie przez poczucie, że zawsze go znajdziemy. Z drugiej strony wyjątkowo łatwo przychodzi nam dodawanie obowiązków do bloków (inaczej okienek) czasowych przeznaczonych dla siebie. Jest to poważny błąd, który – powtarzany notorycznie – może prowadzić do spadków nastroju czy zmęczenia. Ale dzięki zaplanowaniu chwil dla swojego relaksu jesteś mniej podatna na wypalenie, sabotowanie swoich działań plus… co tu dużo mówić, jest to po prostu przyjemne!
• Czas na zmianę czynności. Nie jesteśmy w stanie magicznie przeskoczyć od jednej czynności do drugiej. Dodanie odpowiedniej ilości czasu na zmianę między zajęciami (przebranie się, odłożenie naczyń, zmianę pomieszczenia, uruchomienie komputera) sprawi, że plan działania stanie się bardziej realistyczny do zrealizowania.
• Czas na bycie człowiekiem. Przy planowaniu nie możemy zapominać o podstawowych potrzebach, czyli o posiłkach, prysznicu itp. Pod uwagę należy wziąć także wahania energii i nie układać planów pod idealną wersję siebie. Raczej pod tę z zeszłego czwartku :).
• Trzy nawyki. O metodzie trzech nawyków wspominałam w tym wpisie. Każdego dnia do swojego planu należy wkomponować dobry nawyk z wymienionych obszarów: zdrowie fizyczne, zdrowie psychiczne oraz rozwój umiejętności.

Tak właśnie wygląda formuła planowania dnia, którą polecam Ci przetestować. Czyli jeszcze raz, w skrócie: najpierw decydujesz o swoich priorytetach, potem uzupełniasz listę o kolejne zadania, szacujesz ile zajmą one czasu. W plan dnia najpierw wbijasz stałe bloki, potem czas na jedzenie, prysznic  itp, a następnie wpisujesz rzeczy z listy. Na koniec intencjonalnie planujesz czas dla siebie. I to koniec! Plan gotowy – mi zrobienie go zajmuje około 5 minut. Jest to niski koszt za spokój i efektywność jakie daje planowanie.

Słowo na koniec

Testowanie i eksperymentowanie są nieodłączne na drodze do sukcesu. Z pewnością pierwszy, drugi, dziesiąty plan nie będzie idealny. Możemy ułatwić sobie proces planowania np. przez mierzenie, ile czasu zajmuje dana czynność lub utrudnić negatywnym nastawieniem i oporem. Wybór zawsze należy do nas.

I to tyle na dziś, trzymaj się, hej!