Efektywność, sprawczość, umiejętność realizowania konkretnych zadań – jak ją podnieść, aby cieszyć się wynikami swojej pracy, a nie obwiniać o ciągłą prokrastynację? Właśnie temu zagadnieniu chciałabym poświęcić dzisiejszy wpis.

Jak mierzyć sprawczość?

W kwietniu (2024 roku) miałam przyjemność prowadzić prelekcję na konferencji Invest Cuffs, właśnie pod tytułem “Jak przestać rozmyślać i zacząć działać. Sposoby na sprawczość”. Przygotowując się do niej, zadawałam sobie w kółko jedno pytanie: ale jak ją zmierzyć? Udało mi się wyróżnić kilka czynników, dzięki którym mierzenie sprawczości może być łatwiejsze:

• liczba ukończonych projektów,
• waga (ważność) projektów,
• czas wykonania zadań,
• samopoczucie oraz cel.

Czyli im więcej ważnych, ukończonych zadań, które prowadzą do istotnego celu, wpływającego na jakość życia = tym wyższa sprawczość.

Podstawą jest relacja ze sobą

O dobrej relacji ze sobą mówię naprawdę często. A to dlatego, że ona, wraz z zaufaniem do siebie stanowi podstawy dla zdrowej produktywności.

Wyobraź sobie sytuację, w której umawiasz się ze współpracownikiem na podział obowiązków. Ty wykonujesz swoją część, druga osoba nie. No dobrze, każdemu się zdarza. Jednak sytuacja powtarza się kilkukrotnie. Czy zaufasz tej osobie następnym razem? Pewnie nie i nie będziesz miała najmniejszej ochoty na taką współpracę.

Inny przykład: ktoś pożycza od Ciebie pieniądze, następnie nieustannie przekłada termin zwrotu. Jak zachowasz się następnym razem, gdy poprosi Cię o taką przysługę? Prawdopodobnie nie tylko nie pożyczysz pieniędzy, ale także Twoje zaufanie do tej osoby będzie mocno ograniczone.

Dlatego tak ważne jest, abyś dotrzymywała obietnic danych sobie! Bez tego nie traktujesz siebie poważnie i w głębi duszy nawet nie wierzysz, że zrealizujesz zadania, które sama sobie powierzyłaś.

A jak to zrobić? Przede wszystkim pamiętaj o realistycznym planowaniu (np. 1 priorytet, 2 ważne zadania, ewentualnie do 5 drobnych to-do), a także zapisywaniu swoich planów – dzięki temu Ci nie uciekną. Wraz z każdą obietnicą daną sobie, z której się wywiążesz, będzie wzrastało Twoje zaufanie!

Cele, czyli co sobie obiecać?

Zastanów się, co jest dla Ciebie naprawdę ważne. Podkreślam: dla Ciebie i tylko dla Ciebie. Uważaj na cele wyznaczone tylko ze względu na normy społeczne. To, że Twoi znajomi chcą przebiec maraton, nie oznacza, że jest to dobry cel dla każdego. Nie myśl tylko o rzeczach, którymi “możesz się pochwalić”, ale przede wszystkim o tych, które przybliżą Cię do życia swoim wymarzonym życiem. Co więcej, nie sam cel powinien Cię cieszyć, ale także droga do niego. Bo co z tego, że uda Ci się zrealizować założenia, jeśli cały etap przygotowań i dążenia do nich będzie wysysał z Ciebie życie?

Co więcej, bądź realistką. Wyznaczenie sobie zbyt ambitnego celu może Cię zniechęcić do jakiegokolwiek działania. Także po przejściu całej masy kroków możesz nie odczuwać adekwatnej satysfakcji. Dlatego zamiast dać się ponieść ambicji, oszacuj swoje siły na zamiary.

Wyznaczając cel, postaw na konkrety. Możesz użyć np. metody SMART, która mówi o tym, że cel powinien być konkretny, możliwy do zmierzenia, możliwy do osiągnięcia, mający znaczenie w kontekście Twojego życia (nie jest oderwany od rzeczywistości i Twoich potrzeb), a także jest określony w czasie.

Po wyznaczeniu celu, dobierz do niego odpowiednie nawyki. Na początku wystarczy jeden. Przykład? Jeśli Twoim celem jest nauka nowego języka, to wykonanie lekcji w aplikacji może być Twoim codziennym nawykiem. Nie bierz na siebie zbyt dużo i planuj obrotu w codzienności o 180 stopni. Zmiana nagła NIE JEST zmianą stałą. To te drobne zmiany prowadzą do spektakularnych efektów. Możesz skorzystać z metody trzech nawyków (zdrowie psychiczne, fizyczne, rozwój umiejętności), aby zadbać o podstawowe obszary w życiu.

Dyscyplina: czy jej potrzebujesz?

Osobiście nie jestem fanką żelaznej dyscypliny. Uważam, że odbiera ona wiele z przyjemnego, ale też intuicyjnego działania. Podążając ślepo za dyscypliną można łatwo niezauważyć potrzeb, które sygnalizuje nam nasze ciało i głowa. Dlatego zamiast trzymać się jej, warto jest działać zgodnie z pewnymi intencjami. Zastanów się:

• co możesz zrobić dla przyszłej siebie?

Dzięki temu zadbasz nie tylko o swoje zachcianki i potrzeby tu i teraz, ale także przemyślisz długoterminowe efekty swoich działań.

• za co będzie Ci wdzięczna przyszła Ty?

Taki sposób myślenia przyda Ci się w szczególności, kiedy łatwiej Ci wyświadczać przysługi dla innych, niż dotrzymywać słowa danego sobie. Wyobraź sobie, że istnieje inna osoba (to Ty z przyszłości!) i to dla niej robisz konkretne rzeczy np. idziesz na trening lub opracowujesz biznesplan.

• co robi przyszła wersja Ciebie? Jak wygląda jej życie codzienne?

Klarowny obraz Twojej potencjalnej przyszłości będzie zachęcał Cię do działania. Jeśli widzisz, że gra jest tego warta – chętniej bierzesz w niej udział.

• którą wersję przyszłej siebie wybierasz?

Masz w głowie obraz siebie, która żyje naprawdę przyjemną codziennością. Skonfrontuj go z obrazem, w którym nic się nie zmienia, nie osiągasz wyznaczonych celów i nie próbujesz się rozwijać. Jeśli z niego również jesteś zadowolona – super! Ale jeśli nie, to świadomie wybierz wersję siebie z przyszłości. Tą, którą naprawdę chcesz się stać.

Monitoruj swój czas

Czeka Cię jeszcze jeden test, który pokaże, na jakim poziomie jest Twoja sprawczość, a także Twoje skupienie – monitorowanie czasu! Z czasem jest jak z pieniędzmi. Jeśli nie wiesz ile go masz, ciężko Ci będzie dobrze nim zarządzać. Dlatego przez 24h (tyle wystarczy!) dokładnie monitoruj swój czas. Zapisuj, na co poświęciłaś ile minut. Odnotuj każde scrollowanie mediów społecznościowych. Na podstawie otrzymanych wyników, znajdź miejsca, w których możesz uszczelnić swój plan, aby czas nie uciekał Ci przez palce, a także stwórz plan.

Zacznij planować

Gdy już wiesz:

• co chcesz osiągnąć,
• ile masz czasu,
• jak spędzasz swój czas,

możesz zacząć planować. Postaw na bardzo proste metody, a plany trzymaj w widocznym miejscu. Zrezygnuj z kalendarza, którego nigdy nie otwierasz, skomplikowanego bullet journal lub aplikacji, którą uzupełniłaś raz, może dwa. Zastanów się, po co najczęściej sięgasz, aby zrobić notatkę lub sprawdzić potrzebne informacje. Ja osobiście jestem fanką planowania w:

• kalendarzu Google – przypomina mi on o wszystkich ważnych wydarzeniach, rozmowach, wizytach, a także można stworzyć w nim listę zadań
• Notion – to mój “drugi mózg” czyli baza informacji, zakładek oraz pomysłów
• papierowym zeszycie – traktuję go jako brudnopis. Trafia tam dosłownie wszystko, bez żadnego systemu. Potem takie notatki mogę przenieść do Notion lub kalendarza, jeśli jest taka potrzeba.

Dobierz taki sposób, który będzie odpowiadał Tobie i co najważniejsze: będzie dla Ciebie intuicyjny!

Asertywność

Asertywność jest dobrą przyjaciółką sprawczości i efektywności. Dzięki niej nie podejmujesz się zadań, które nie są dla Ciebie odpowiednie, ani zgodne z Twoimi planami. Co więcej, asertywność względem siebie ucina negocjacje z samą sobą i pozwala się skupić na działaniu, zamiast rozmyślaniu i tworzeniu kilku alternatywnych scenariuszy lub wymówek. Możesz przetestować metodę “hell yes or no” (coś albo jest zdecydowanym TAK, zadaniem, które jest dla Ciebie ważne i zgodne z celami, albo automatycznie oznacza NIE) lub dawać sobie więcej czasu na podjęcie konkretnej decyzji. Ktoś chce wrzucić Ci kolejną rzecz do zrobienia? Powiedz, że chcesz się nad tym na spokojnie zastanowić i dasz znać, jak wygląda Twój kalendarz.

Podsumowanie

Sprawczość możesz praktykować poprzez realistyczne planowanie, dotrzymywanie sobie słowa, a także wybieranie projektów, które mają duże znaczenie DLA CIEBIE. Jeśli do tej pory starałaś się zadowolić wszystkich dookoła, zapominając o swoich potrzebach lub stawiałaś na perfekcjonizm – zacznij od spełniania jeden małej obietnicy danej sobie każdego dnia. Uwierz, lepiej jest systematycznie iść małymi krokami, niż raz na jakiś czas robić “skok w dal”, a przy tym się zmęczyć i wywrócić.